Bàn giao thương hiệu khi đổi người phụ trách: tài sản số cần ghi lại những gì

Tình huống này quen thuộc tới mức gần như là một nghi thức: người phụ trách marketing hoặc thương hiệu nghỉ việc, và trong vài tuần sau đó công ty lần lượt phát hiện ra mình không vào được hết tài khoản này tới tài khoản khác.

Nó không phải lỗi của ai. Nó là hệ quả của việc tài sản số được tạo ra dần dần, mỗi thứ một lúc, và không ai ghi lại.

Bốn nhóm tài sản cần ghi

Nhóm một — tên miền và hạ tầng. Tên miền đứng tên ai, đăng ký ở đâu, tài khoản nào quản lý, ai giữ quyền quản lý DNS, hosting ở đâu. Đây là nhóm quan trọng nhất vì mất nó là mất tất cả những thứ còn lại.

Nhóm hai — tài khoản nền tảng. Trang doanh nghiệp trên các mạng xã hội, tài khoản quảng cáo, công cụ phân tích, hộp thư chung. Với mỗi cái: ai là chủ tài khoản, ai có quyền quản trị, và hộp thư khôi phục là gì.

Nhóm ba — tài sản nội dung. Tệp gốc của logo, bộ nhận diện, ảnh đã chụp, video. Không phải bản đã xuất mà là bản gốc chỉnh sửa được. Đây là thứ hay mất nhất vì nó nằm trên máy cá nhân.

Nhóm bốn — quyền và giấy tờ. Nhãn hiệu đã đăng ký, hợp đồng với đơn vị thiết kế, giấy phép sử dụng phông chữ và hình ảnh. Nhóm này im lặng cho tới ngày có tranh chấp.

Cách ghi để dùng được

Một bảng tính, mỗi tài sản một dòng, năm cột:

1. Tài sản là gì
2. Nằm ở đâu (nền tảng, nhà cung cấp)
3. Tài khoản chủ sở hữu
4. Ai đang có quyền truy cập
5. Nơi lưu mật khẩu

Không ghi mật khẩu trực tiếp vào bảng này. Ghi nơi lưu mật khẩu, và dùng một công cụ quản lý mật khẩu dùng chung. Bảng tính chứa mật khẩu là một rủi ro mới thay cho rủi ro cũ.

Việc quan trọng nhất: đổi chủ sở hữu tài khoản

Ghi lại chỉ là bước một. Bước hai quan trọng hơn: chuyển những tài khoản đang đứng tên cá nhân sang tài khoản dùng chung của công ty.

Phần lớn nền tảng cho phép chuyển quyền quản trị mà không mất dữ liệu. Nhưng việc này chỉ làm được khi hai bên còn hợp tác. Sau khi ai đó nghỉ việc trong không vui vẻ, bạn hầu như không có cách nào.

Nguyên tắc: làm việc này khi mọi thứ đang tốt đẹp, không phải khi đã có chuyện.

Danh sách bàn giao trong ngày cuối

Khi có người rời vai trò, làm đủ sáu việc:

1. Đối chiếu bảng tài sản với thực tế — có gì chưa ghi không?
2. Chuyển mọi quyền chủ sở hữu còn đứng tên cá nhân.
3. Gỡ quyền truy cập của người đó khỏi tất cả nền tảng.
4. Đổi mật khẩu những tài khoản dùng chung.
5. Sao chép tệp gốc từ máy cá nhân về nơi lưu chung.
6. Kiểm hộp thư khôi phục của từng tài khoản — có cái nào trỏ về hộp thư cá nhân của người đó không?

Mục sáu hay bị bỏ và là thứ gây rắc rối muộn nhất: mọi thứ chạy bình thường cho tới ngày cần khôi phục mật khẩu, và thư xác nhận đi tới một hộp thư không còn ai đọc.

Nếu bạn đang bắt đầu từ con số không

Đừng cố làm hết trong một ngày. Bắt đầu từ nhóm một — tên miền và hạ tầng. Đó là nhóm mà mất đi thì không có cách nào dựng lại. Ba nhóm còn lại làm dần trong vài tuần.